PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DE INFORMACIONES DE INFRACCIÓN RECIBIDAS POR EL COLEGIO OFICIAL DE ENFERMERÍA DE CÁCERES

1.- OBJETO.

El procedimiento de gestión de informaciones tiene por objeto la ordenación de aquellos actos y trámites que se lleven a cabo como consecuencia de la presentación de informaciones a las que se refiere la Ley 2/2023, de 20 de febrero reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción (en adelante, LPI-LC).

El canal interno de información se configura como el canal preferente para que las personas físicas, que obtuvieran información en un contexto laboral o profesional, puedan informar sobre las acciones u omisiones previstas en el art. 2 de la LPI-LC, es decir, infracciones administrativas y penales graves o muy graves del ordenamiento jurídico español y aquellas incluidas en el anexo de la Directiva (UE) 2019/1937 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de octubre de 2019, relativa a la protección de las personas que informen sobre infracciones del Derecho de la Unión.

2.- FORMAS DE PRESENTACIÓN DE INFORMACIONES Y COMUNICACIONES

La persona informante podrá presentar la comunicación de información, de forma anónima o no anónima, a través de los siguientes medios:

1. En línea:
   Mediante el acceso al canal interno de información: Esta dirección de correo electrónico está protegida contra spambots. Usted necesita tener Javascript activado para poder verla. Por escrito
2. Por correo postal:
   Remitiendo la comunicación de información y en su caso, la documentación que aporte, en la siguiente dirección: Avda. Isabel de Moctezuma, núm. 4 C.P.: 10.005, Cáceres-, a la atención del responsable del sistema interno de información.
3. Presencialmente:
   Mediante la solicitud de reunión presencial a través del canal interno de información, que tendrá lugar en un plazo máximo de siete días o cualquier otra vía que permita su recepción efectiva por el Responsable del Sistema Interno de Información.
   La reunión se celebrará en una ubicación en la que pueda garantizarse la confidencialidad. En la comunicación verbal de información a través de reunión presencial, el responsable del sistema interno de información, deberá documentarla de alguna de las maneras siguientes:
   1. mediante una grabación de la conversación en un formato seguro, duradero y accesible, o
   2. a través de una transcripción completa y exacta de la conversación realizada. Y se le informará previamente que la conversación será grabada.

Sin perjuicio de los derechos que le corresponden de acuerdo a la normativa de protección de datos personales, se ofrecerá a la persona informante la oportunidad de comprobar, rectificar y aceptar mediante su firma la transcripción de la conversación.

Al presentar la información, la persona informante podrá indicar un domicilio, correo electrónico o lugar seguro a efecto de recibir las notificaciones, pudiendo asimismo renunciar expresamente a la recepción de cualquier comunicación de actuaciones llevadas a cabo como consecuencia de la información comunicada.

En el caso de presentación de forma no anónima se garantizará la confidencialidad de la identidad de la persona informante que quedará limitada al conocimiento del responsable del sistema interno de información (en adelante, RSII).

3.- RECEPCIÓN DE LA INFORMACIÓN

Presentada la información, se procederá a su registro en el sistema de gestión de la información, mediante la asignación de un código de identificación, que estará contenido en una base de datos segura y de acceso restringido exclusivamente al RSII y su personal de apoyo perteneciente a la entidad y convenientemente autorizado, en el que se registrarán todas las comunicaciones recibidas con los siguientes datos:

1. Fecha de recepción

2. Código de identificación

3. Actuaciones desarrolladas

4. Medidas adoptadas

5. Fecha de cierre

6. Información recibida.

Recibida la información, en un plazo no superior 7 días naturales desde dicha recepción, se procederá a acusar recibo a la persona informante, a menos que expresamente haya renunciado a recibir comunicaciones relativas a la investigación o que el RSII considere razonablemente que el acuse de recibo de la información comprometería la protección de la identidad de la persona informante.

Una vez registrada la información, el RSII procederá a analizar la admisibilidad de acuerdo con el ámbito material y personal previsto en los arts. 2 y 3 de la LPI-LC.

4.- PLAZOS DEL PROCEDIMIENTO

1. El plazo para dar respuesta a las actuaciones de investigación a las que da lugar el procedimiento de gestión de informaciones no puede ser superior a 3 meses, salvo supuestos de especial complejidad en cuyo caso podrá, motivadamente, acordarse la ampliación de dicho plazo por el órgano RSII hasta un máximo de otros tres meses adicionales.
2. El cómputo del plazo al que se refiere el apartado anterior se inicia desde la recepción de la comunicación de información por parte del RSII o, si no se remitió un acuse de recibo a la persona informante, desde el vencimiento del plazo de siete días naturales después de haberse recibido la comunicación de la información. Los plazos expresados en meses se computarán de fecha a fecha.
3. Los plazos en días a los que se hace referencia se considerarán hábiles, salvo que expresamente se indique que son naturales.

5.- REQUISITOS FORMALES DE LA COMUNICACIÓN DE INFORMACIÓN

1. Sin perjuicio del modo como se presente la información en el canal interno, la comunicación de la información deberá contener, al menos, los siguientes requisitos:
   1. Identificación de la persona informante, que no se requerirá cuando la información se presente de modo anónimo. Los datos de identificación serán tratados con la debida confidencialidad, y en todo caso, se cumplirá la normativa aplicable en materia de protección de informantes y de protección de datos de carácter personal.
   2. Descripción detallada del hecho o situación sospechosa, aportando si fuese posible, documentos o evidencias e indicando si fuese factible los siguientes aspectos: la conducta o situación potencial o actualmente irregular; norma afectada, las fechas aproximadas del suceso; los medios a través de los que se ha realizado la posible conducta ilícita; el área de actividad afectada; el posible impacto económico; así como cualesquiera otras posibles repercusiones, ya sea en cualquier ámbito público o privado.
   3. Identificación de la persona o personas afectadas, en el caso de que se conozcan.
   4. Identificación, en su caso, de terceros que puedan aportar información relevante.
   5. Si se ejerce el derecho a renunciar a comunicarse con el responsable del sistema interno de información

2. Al presentar la información, la persona informante podrá indicar un domicilio, correo electrónico, o lugar seguro a efectos de recibir las comunicaciones, salvo que renuncie a dicha comunicación.

3. En caso de apreciarse por el RSII la falta de alguno de los requisitos que se acaban de indicar, se procederá cuando sea posible, a solicitar la subsanación.

6.- DERECHO DE INFORMACIÓN DE LA PERSONA INFORMANTE Y DE TERCEROS

1. En el momento de la presentación de la información se proporcionará a la persona informante:

   • Información sobre el hecho de que su identidad será en todo caso reservada y no se comunicará a las personas a las que se refieren los hechos relatados ni a terceros.

   • Información relativa al tratamiento de datos de carácter personal de conformidad con lo dispuesto en los artículos 12 y 13 del RGPD.

   • Información sobre la posibilidad de presentar la información ante la autoridad independiente de protección del informante (en adelante, A.A.I) o ante la autoridad u órgano autonómico correspondiente.

2. Respecto de los terceros que comparezcan en el procedimiento se les proporcionará, en el momento de dicha comparecencia, la información relativa al tratamiento de sus datos de carácter personal de conformidad con lo dispuesto en los artículos 12 y 13 del RGPD.

7.- REGISTRO Y DOCUMENTACIÓN DE LAS INFORMACIONES

1. Sin perjuicio del registro de informaciones al que se refiere el art. 26 de la LPI-LC, la presentación de información se documentará, en su caso, por los siguientes medios:
   1. Mediante la copia del escrito de presentación de la información.
   2. A través de la transcripción completa y exacta de la conversación mantenida en la reunión presencial, que se hará constar en el acta correspondiente, conservándose la grabación en un formato seguro, duradero y accesible En este supuesto, se ofrecerá a la persona informante la oportunidad de comprobar, rectificar y aceptar mediante su firma la transcripción de la conversación. Y se le informará previamente que la conversación será grabada.
2. La documentación de las informaciones a las que hace referencia el apartado anterior se incorporará en el sistema de gestión de la información.

8.- REGISTRO EN EL SISTEMA INTERNO DE INFORMACIÓN

Sin perjuicio del sistema de gestión de la información previsto para la recepción de las comunicaciones de información anteriormente referido, el RSII llevará un libro-registro de las informaciones recibidas y de las investigaciones internas a que hayan dado lugar en los términos del art. 26 de la LPI-LC, garantizando en todo caso los requisitos de confidencialidad previstos en esa ley.

Este registro no será público y únicamente a petición razonada de la autoridad judicial competente, mediante auto, y en el marco de un procedimiento judicial y bajo la tutela de aquella, podrá accederse total o parcialmente a su contenido.

Los datos personales relativos a las informaciones recibidas y a las investigaciones internas sólo se conservarán durante el período que sea necesario y proporcionado a efectos de cumplir con la LPI-LC, y en particular lo previsto en los apartados 3 y 4 del art. 32 de la misma.

9.- ACUSE DE RECIBO

Recibida la comunicación de información, en el plazo de los 7 días naturales siguientes a su recepción, se procederá a acusar recibo y a comunicar la justificación a la persona informante, salvo que haya renunciado a este derecho, o se pueda poner en peligro la confidencialidad de la comunicación.

Capítulo I.- Fase de admisión

1. Registrada la información, el RSII deberá comprobar si ésta se refiere a hechos o conductas que se encuentran dentro del ámbito objetivo de aplicación definido en el art. 2 de la LPI-LC, y si la persona informante se encuentra en el ámbito subjetivo de aplicación definido en el art. 3 apartados 1º y 2º de dicha Ley cuando no sea anónimo.
   Las actuaciones previas de comprobación se enfocarán a determinar la verosimilitud de los hechos sobre los que versa la información, si son susceptibles de motivar la incoación de un procedimiento de investigación, la identificación de la persona o personas que pudiesen resultar responsables y las demás circunstancias que resulten relevantes.
2. A tales efectos, el RSII podrá requerir a la persona informante la subsanación o la aportación de información adicional, en un plazo no superior a 7 días, informándole de las consecuencias de no cumplir el requerimiento.
3. Realizado el análisis sobre admisibilidad, el RSII decidirá mediante resolución, sin perjuicio de lo previsto en el apartado anterior, en un plazo no superior a 15 días desde la fecha de entrada en el registro del sistema de gestión de información y/o el libro-registro:
   1. Inadmitir la comunicación de la información, en alguno de los siguientes casos:
      1. Cuando la persona informante no se encuentre dentro del ámbito subjetivo de aplicación previsto en el art. 3 de la LPI-LC.
      2. Cuando los hechos relatados carezcan de toda verosimilitud.
      3. Cuando los hechos relatados no sean constitutivos de infracción del ordenamiento jurídico incluida en el ámbito de aplicación de la LPI-LC.
      4. Cuando la información carezca manifiestamente de fundamento o existan, a juicio del responsable del sistema interno de información, indicios racionales de haberse obtenido mediante la comisión de un delito. (En este último caso, además de la inadmisión, se remitirá al Ministerio Fiscal relación circunstanciada de los hechos que se estimen constitutivos de delito.
      5. Cuando la información comunicada en comparación con una comunicación anterior respecto de la cual han concluido los correspondientes procedimientos de investigación, no contenga información nueva y significativa sobre infracciones, a menos que se den nuevas circunstancias de hecho o de derecho que justifiquen un seguimiento distinto.
      6. Cuando para admitirla sea necesaria nueva documentación y no se haya podido requerir, por no haber aportado la persona informante ninguna forma de comunicarse con ella.
   2. La inadmisión se comunicará a la persona informante dentro de los 5 días siguientes a su adopción, salvo que la comunicación fuera anónima o la persona informante hubiera renunciado a la comunicación. La inadmisión supondrá la finalización del procedimiento.
   3. Admitir a trámite la comunicación de información. La admisión se comunicará a la persona informante dentro de los 5 días siguientes a su adopción, salvo que la comunicación fuera anónima o la persona informante hubiera renunciado a la comunicación.
   4. Remitir con carácter inmediato la información al Ministerio Fiscal cuando los hechos pudieran ser indiciariamente constitutivos de delito, o a la Fiscalía Europea en el caso de que los hechos afecten a los intereses financieros de la Unión Europea. En este supuesto, se producirá la finalización del procedimiento haciendo constar en el mismo esta circunstancia.

Capítulo II.- Fase de instrucción

La adopción del acuerdo de iniciación de una actuación de investigación incluirá la descripción de los hechos conocidos y las personas implicadas, siempre que puedan ser identificadas, y determinará la apertura del correspondiente expediente de investigación.

El expediente deberá concluirse en el plazo de tres meses a contar desde la recepción de la comunicación de la información o, en el caso de que no se haya remitido acuse de recibo a la persona informante, a partir del vencimiento del plazo de siete días naturales después de efectuarse la comunicación de la información, salvo casos de especial complejidad que requieran una ampliación del plazo, en cuyo caso, el RSII podrá extenderlo de manera razonada hasta un máximo de otros tres meses adicionales.

En las actuaciones que se desarrollen, el RSII deberá adoptar las siguientes medidas:

• Llevar a cabo las actuaciones necesarias para facilitar la buena marcha de la investigación, de tal forma que se permita la preservación de las pruebas y el respeto a los derechos de la persona informante y demás afectadas. Estas actuaciones podrán incluir entrevistas personales con la persona informante para recabar información complementaria, entrevistas personales con el personal implicado en la conducta irregular comunicada o cualquier otra que sea necesaria para el esclarecimiento de los hechos.

• Garantizar que, en aras de la confidencialidad absoluta de los datos de la persona informante, las personas que por motivo de la investigación deban conocer su contenido firmen un compromiso de confidencialidad.

• En todo caso, se garantizarán los derechos fundamentales de la persona afectada, y en especial, los previstos en el art. 24 de la Constitución Española.

Los expedientes de investigación, como conjunto ordenado de actuaciones y documentación, comprenderán la incorporación sucesiva de acuerdos, notificaciones, informes y otros documentos, en cualquier soporte físico y/o electrónico, así como de otras actuaciones de comprobación que sean procedentes.

Capítulo III.- Fase de finalización

Los expedientes de investigación para la gestión de las informaciones terminarán mediante informe motivado del RSII en el que se recogerá, al menos:

1. Una exposición de los hechos relatados junto con el número de expediente, la fecha de registro y la del acuerdo de admisión.

2. Las actuaciones realizadas con el fin de comprobar la verosimilitud de los hechos que recogerá, al menos y de manera sucinta, las alegaciones formuladas por la persona afectada, incluida la entrevista en su caso, la documentación aportada por éste o recabada por el RSII a través de terceros y cuantas otras informaciones en las que se base la resolución adoptada.

3. Las conclusiones alcanzadas en la instrucción y la valoración de las diligencias y de los indicios objetivos que las sustentan. En particular, las acciones correctoras que, en su caso, se deberían aplicar, así como las posibles medidas disciplinarias que pudieran corresponder.

4. En su caso, las recomendaciones o propuestas preventivas o de mejora con el fin de evitar su repetición en el futuro.

5. Las decisiones adoptadas de acuerdo con el siguiente apartado.

Emitido el informe, el RSII adoptará alguna de las siguientes decisiones:

1. Archivar el expediente.

2. Remitirlo al Ministerio Fiscal si, pese a no apreciar inicialmente indicios de que los hechos pudieran revestir el carácter de delito, así resultase del curso de la instrucción. Si el delito afectase a los intereses financieros de la Unión Europea se remitirá a la Fiscalía Europea.

3. Trasladar todo lo actuado a las autoridades o departamentos competentes, si se considera acreditada la comisión de alguna infracción a las que se refiere el ámbito material de aplicación previsto en el art. 2 de la LPI-LC y fuera susceptible de corrección o medida disciplinaria.

Las decisiones adoptadas por el RSII no serán recurribles en vía administrativa, ni en vía contencioso-administrativa.

Capítulo IV.- Protección de las personas informantes y de las personas afectadas

El Colegio Oficial de Enfermería de Cáceres velará por la protección y efectividad de los derechos de las personas informantes y otras personas afectadas reconocidos por la Directiva (UE) 2019/1937, relativa a la protección de las personas que informen sobre infracciones del Derecho de la Unión y la Ley 2/2023, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción; en particular, el derecho de confidencialidad para preservar la identidad de la persona informante y otras personas afectadas, la prohibición de represalias y las medidas de apoyo que procedan.

Las medidas de protección previstas en el Título VII de la Ley también se aplicarán, en su caso, específicamente a los representantes legales de las personas trabajadoras en el ejercicio de sus funciones de asesoramiento y apoyo a la persona informante.

Capítulo V.- Protección de datos de carácter personal

1. Los tratamientos de datos personales que se deriven de la tramitación del presente procedimiento de gestión de informaciones se realizarán de conformidad con lo dispuesto en el título VI de la LPI-LC.

2. El sistema interno de información debe impedir el acceso no autorizado y preservar la identidad y garantizar la confidencialidad de los datos correspondientes a las personas afectadas y a cualquier tercero que se mencione en la información suministrada, especialmente la identidad de la persona informante en caso de que se hubiera identificado.
   La identidad de la persona informante sólo podrá ser comunicada a la autoridad judicial, al Ministerio Fiscal o a la autoridad administrativa competente en el marco de una investigación penal, disciplinaria o sancionadora, y estos casos estarán sujetos a las salvaguardas establecidas en la normativa aplicable.

3. Si la información recibida contuviera categorías especiales de datos, se procederá a su inmediata supresión, salvo que el tratamiento sea necesario por razones de un interés público esencial conforme a lo previsto en el art. 9.2.g) del Reglamento general de protección de datos (Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016), según dispone el art. 30.5 de la LPI-LC.

4. No se recopilarán datos personales cuya pertinencia no resulte manifiesta para tratar una información específica o, si se recopilan por accidente, se eliminarán sin dilación indebida.

5. En todo caso, transcurridos 3 meses desde la recepción de la comunicación sin que se hubiesen iniciado actuaciones de investigación, deberá procederse a su supresión, salvo que la finalidad de la conservación sea dejar evidencia del funcionamiento del sistema.
   Las comunicaciones de información a las que no se haya dado curso solamente podrán constar de forma anonimizada, sin que sea de aplicación la obligación de bloqueo prevista en el art. 32 de la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de protección de datos personales y garantía de los derechos digitales.