POLÍTICA DEL SISTEMA INTERNO DE INFORMACIÓN DEL COLEGIO OFICIAL DE ENFERMERÍA DE CÁCERES

1.- OBJETO.

El Colegio Oficial de Enfermería de Cáceres, en ejercicio de su compromiso con la integridad, la transparencia y en cumplimiento de la legalidad, elabora esta Política del Sistema Interno de Información (SII) de conformidad con lo establecido en los artículos 5.2.h) y 5.2.j) de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción (en adelante, la LPI) por la que se ha incorporado al ordenamiento jurídico español la Directiva (UE) 2019/1937 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de octubre de 2019, relativa a la protección de las personas que informen sobre infracciones del Derecho de la Unión (DPI).

El artículo 13.1 de la LPI establece la obligación de los colegios profesionales como entidades de derecho público de implantar un sistema interno de información que sirva de cauce preferente (artículo 4 de la LPI) para la comunicación de las infracciones normativas comprendidas en el artículo 2 de la LPI y de proteger a las personas informantes (trabajadores/as) frente a posibles represalias. Así el Colegio Oficial de Enfermería de Cáceres desarrolla todas las medidas necesarias para la implantación y mejora continua de su Sistema Interno de Información y su política.

Con este documento de política del SII, el Colegio Oficial de Enfermería de Cáceres ofrece un marco de garantías a las personas que conozcan información sobre posibles irregularidades normativas, asegura la correcta tramitación de los procedimientos de investigación y la protección de las personas informantes, así como de las personas afectadas por las informaciones.

2.- ÁMBITO MATERIAL Y PERSONAL DE APLICACIÓN.

2.1. Ámbito material de aplicación

La presente política será de aplicación en los supuestos de comunicación de:

1. Cualquier acción u omisión que pueda constituir infracción del Derecho de la Unión Europea, siempre que:

   1. Entren dentro del ámbito de aplicación de los actos de la Unión Europea enumerados en el anexo de la Directiva (UE) 2019/1937 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de octubre de 2019, relativa a la protección de las personas que informen sobre infracciones del Derecho de la Unión, con independencia de la calificación que de las mismas realice el ordenamiento jurídico interno;
   2. Afecten a los intereses financieros de la Unión Europea tal y como se contemplan en el artículo 325 del Tratado de Funcionamiento de la Unión Europea (TFUE);
   3. Incidan en el mercado interior, tal y como se contempla en el artículo 26, apartado 2 del TFUE, incluidas las infracciones de las normas de la Unión Europea en materia de competencia y ayudas otorgadas por los Estados, así como las infracciones relativas al mercado interior en relación con los actos que infrinjan las normas del impuesto sobre sociedades o con prácticas cuya finalidad sea obtener una ventaja fiscal que desvirtúe el objeto o la finalidad de la legislación aplicable al impuesto sobre sociedades.
2. Acciones u omisiones que puedan ser constitutivas de infracción penal o administrativa grave o muy grave. En todo caso, se entenderán comprendidas todas aquellas infracciones penales o administrativas graves o muy graves.

2.2. Ámbito personal de aplicación

La presente política del Sistema Interno de Información (SII) resultará de aplicación a cualquier persona que en un contexto laboral o profesional haya obtenido información sobre presuntas infracciones.

La protección no se circunscribe a los/as empleados/as de los sujetos obligados, sino también a cualquier otra persona que, en el ejercicio profesional o en el marco de la prestación de servicios, haya interactuado con dichos sujetos.

En particular, las comunicaciones/informaciones pueden referirse a hechos conocidos en el ámbito de una relación laboral o profesional todavía en vigor, ya finalizada o incluso no iniciada (por ejemplo, si se refiere a infracciones relativas a procesos de selección o de negociación precontractual).

La protección derivada del sistema se extiende también a las personas relacionadas con el informante (compañeros/as de trabajo, familiares, personas jurídicas para las que trabaje o de las que sea titular, etc.). Asimismo, se extiende a toda persona física que haya asistido al/la informante y, específicamente, a los representantes legales de los trabajadores en el ejercicio de sus funciones de asesoramiento y apoyo al/la informante.

3.- COMPROMISOS Y PRINCIPIOS DEL SISTEMA

Mediante esta política se asume el cumplimiento de los siguientes compromisos:

1º. Disponer de un Sistema Interno de Información, seguro, accesible e integrado, que permita comunicar, también de forma anónima, información sobre las infracciones incluidas en su ámbito de aplicación que se haya obtenido en un contexto laboral o profesional.

2º. Velar por la protección de las personas informantes y demás personas protegidas con una tolerancia cero ante represalias y conductas perjudiciales.

3º. Registrar y evaluar todas las comunicaciones recibidas, con la debida trazabilidad y conservación conforme a la normativa de protección de datos.

4º. Investigar todas las comunicaciones de infracciones admitidas con respeto a la presunción de inocencia y el derecho al honor de las personas afectadas por las informaciones remitidas.

5º. Garantizar la confidencialidad, seguridad e imparcialidad durante todo el proceso de gestión de las comunicaciones de información como principios base que otorgan confiabilidad al sistema.

6º. Garantizar la autonomía e independencia de la figura del Responsable del Sistema Interno de Información (RSII) en el desarrollo de sus funciones y facilitar los medios personales y materiales necesarios para llevarlas a cabo.

7º. Realizar el seguimiento, la revisión, la mejora continua y la rendición de cuentas del funcionamiento del sistema interno de información.

8º. Fomentar la cultura de la ética, la integridad y la información a través de la formación, la divulgación del sistema interno de información y el apoyo y asesoramiento sobre el proceso de comunicación de irregularidades.

En el marco de estos compromisos, la política del sistema interno de información responde a las siguientes características y principios:

1. Accesible: Estará al alcance de todas las personas destinatarias del SII y facilitará la presentación de informaciones. Para ello se ofrecen canales de comunicación escritos y verbales y se combinan medios tradicionales con otros avanzados tecnológicamente.

2. Conocido: Mediante la adopción de medidas de difusión del sistema interno de información con un lenguaje claro, unido a su identificación independiente y diferenciada respecto a otros canales de comunicación de infracciones, así como difusión, en la página de inicio, en sección separada y fácilmente identificable en los canales web.

3. Integrado: El sistema es único y está compuesto por una serie de canales de comunicación que dependen del órgano responsable del sistema, sin perjuicio del canal externo o de otros canales habilitados por las instituciones u organismos nacionales o de la Unión Europea.

4. Antiformalista: Se facilita la comunicación de infracciones a través de un diseño de los canales alejado del procedimiento administrativo, en el que la persona informante no tiene la condición de interesada sino de colaboradora con la corporación colegial. Por este motivo se permite la presentación de informaciones verbales e, incluso, anónimas.

5. Bidireccional: Permite, en cualquier momento, la comunicación entre las personas informadoras y la persona designada en la tramitación de las informaciones por el Colegio Oficial de Enfermería de Cáceres, para facilitar el mejor desarrollo de las investigaciones.

6. Ágil: Se ponen a disposición de las personas informantes medios de comunicación de uso sencillo y con plazos breves de respuesta, que faciliten la rápida tramitación de las informaciones para depurar, en su caso, las posibles responsabilidades.

7. Proporcional: las actuaciones a desarrollar en el tratamiento de las comunicaciones de infracciones recibidas tendrán el alcance necesario y adecuado para conseguir los fines que se pretenden.

8. Seguridad y confidencialidad: El sistema interno de información estará diseñado, establecido y gestionado de forma segura y garantizará la confidencialidad y la protección de datos. La garantía de confidencialidad no solo alcanzará a la identidad de la persona informante, sino también a las personas afectadas y a cualquier tercero mencionado, así como al conjunto de las actuaciones que se desarrollen en la gestión y tramitación de las comunicaciones.

9. Protección de datos. La garantía de la protección de datos impedirá el acceso a personal no autorizado conforme a lo dispuesto en la normativa reguladora de la protección de datos personales y en la propia normativa de protección de las personas informantes.

10. Imparcial: El responsable del sistema interno de información desarrolla sus funciones de forma independiente y autónoma respecto del resto de órganos, sin que pueda recibir instrucciones de ningún tipo en su ejercicio, y gestionando, en su caso, los posibles conflictos de interés.

11. Garantista: Se articularán las medidas necesarias para garantizar la protección de la persona informante. Si se conoce o sospecha la identidad de la persona informante se velará por su protección frente a posibles represalias.

12. Confiable: La fiabilidad del sistema interno de información proviene del conjunto de medidas dirigidas a no identificar o desvelar la identidad de la persona informante, a protegerla en el caso de que se conozca y a impulsar la investigación de las informaciones y, en su caso, la imposición de las correspondientes sanciones por conductas irregulares.

13. Transparente: El sistema interno de información se configura como una herramienta de transparencia que favorece la confianza de las personas y los grupos de interés en los mecanismos con los que cuenta el Colegio Oficial de Enfermería de Cáceres para garantizar el cumplimiento de la legalidad y de los principios y valores recogidos en el Códigos Éticos que pudieran dictarse y demás normativa interna.

14. Profesional: El Colegio formará a su personal en relación con el sistema interno de información; las obligaciones de confidencialidad en garantía del debido cumplimiento normativo y todos los aspectos necesarios para garantizar su correcto funcionamiento.

En cuanto a los límites a la confidencialidad y el anonimato, la presentación y tramitación de comunicaciones anónimas tiene como límite los requisitos de denuncia de los órganos especializados en investigaciones penales y las garantías del proceso judicial para salvaguardar el derecho de defensa de la persona afectada.

4.- RESPONSABLE DEL SISTEMA INTERNO DE INFORMACIÓN

1. La Comisión Ejecutiva del Colegio Oficial de Enfermería de Cáceres designará por acuerdo a la persona responsable del sistema interno de información, que será, en todo caso, personal empleado al servicio de la corporación colegial. 
   El nombramiento de la persona responsable del sistema interno de información, será comunicado a la Autoridad Independiente de Protección del Informante (AII), una vez que esta se constituya, en el plazo de los 10 días hábiles siguientes.
   La Comisión Ejecutiva –asimismo- adoptará su cese o sustitución, que serán comunicados igualmente a dicha Autoridad en el plazo de los 10 días hábiles siguientes especificando las razones que han justificado el mismo.

2. El Responsable del Sistema Interno de Información, desarrollará sus funciones de forma independiente y autónoma respecto del resto de los órganos del Colegio Oficial de Enfermería de Cáceres, y no podrá recibir instrucciones de ningún tipo, en el ejercicio de su cargo, debiendo disponer de todos los medios personales y materiales necesarios para llevarlas a cabo. En ningún caso podrá ser preguntado o requerido sobre los asuntos que examinen, ni por personal de la corporación colegial, ni por terceros ajenos a la misma.
   Asimismo, el Responsable del Sistema Interno de Información, será el encargado de la tramitación diligente del procedimiento de gestión de informaciones. Y tendrá la obligación de guardar secreto sobre las informaciones que conozca con ocasión del ejercicio de sus funciones.
3. En caso de que en el Responsable del sistema interno de información concurriese, una de las causas de abstención contempladas en el art. 23.2 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, posible conflicto de interés, o en caso de vacante, ausencia o enfermedad, se seguirán las normas generales de aplicación en estos supuestos con pleno respeto a las garantías y principios recogidos en este documento.
   Igualmente, la presentación de una información que afecte directamente a la persona que participe activamente en su gestión e investigación (al RSII en todo caso) determinará su exclusión de forma automática durante todo el proceso de investigación y análisis hasta su resolución, con el fin de evitar cualquier tipo de conflicto de interés e incompatibilidad, y garantizar así la objetividad e independencia en las actuaciones y decisiones. La persona excluida estará obligada a mantener la máxima confidencialidad de la información, estando prohibido el acceso directo o indirecto a cualquier información sobre la identidad del informante y del proceso de investigación.

5.- RÉGIMEN DE DERECHOS Y GARANTÍAS EN EL PROCEDIMIENTO

5.1. Derechos de las personas informantes

La persona que informe sobre las irregularidades será debidamente informada de las garantías que le asisten, entre las que se encuentran las siguientes:

1. Decidir si desea formular la comunicación de forma anónima o no anónima; en este segundo caso se garantizará la reserva de identidad de la informante, de modo que esta no sea revelada a terceras personas.

2. Formular la comunicación verbalmente o por escrito.

3. Renunciar, en su caso, a recibir comunicaciones.

4. Comparecer por propia iniciativa o cuando sea requerida, siendo asistida, en su caso y si lo considera oportuno, por representación letrada.

5. Solicitar a la persona responsable del sistema interno de información que la comparecencia ante la misma sea realizada por videoconferencia u otros medios telemáticos seguros que garanticen la identidad de la persona informante, y la seguridad y fidelidad de la comunicación.

6. Conocer el estado de la tramitación de su comunicación y los resultados de la investigación.

7. A la prohibición de represalias.

8. A recibir un acuse de recibo de la comunicación en el plazo de siete días naturales siguientes a su recepción, salvo que ello pueda poner en peligro la confidencialidad de la comunicación.

9. A ser informada por escrito sobre el resultado del trámite de admisión de la información para ser investigada en un plazo máximo de 10 días hábiles desde la comunicación.

10. A indicar un domicilio, correo electrónico o lugar seguro a efectos de recibir las notificaciones, pudiendo asimismo renunciar expresamente a la recepción de cualquier comunicación.

11. A ser informada sobre la identidad de la persona responsable del tratamiento, la finalidad del tratamiento y la posibilidad de ejercer los derechos establecidos en los arts. 15 a 22 del Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos y por el que se deroga la Directiva 95/46/CE (Reglamento general de protección de datos).

12. A la supresión de sus datos, transcurridos tres meses desde la finalización del procedimiento de investigación o archivo de las actuaciones, salvo que la información recibida conlleve la apertura de un procedimiento penal o disciplinario, caso en el cual el plazo comenzará a contar desde que recaiga sentencia o resolución administrativa en dichos procedimientos.

13. A asegurar en todo momento su protección frente a posibles perjuicios derivados de la comunicación de la información.

14. Derecho a una investigación transparente basada en el análisis objetivo de las evidencias recabadas, garantizando una investigación eficaz y transparente.

5.2. Derechos de la persona afectada por la información

Derechos de la persona afectada:

a) Derecho a la presunción de inocencia y al honor

La persona afectada por las informaciones objeto de comunicación tendrá derecho a que se garantice en todo momento su derecho a la presunción de inocencia y al honor, adoptando el Colegio las medidas necesarias para garantizar, en el ámbito de la organización, la protección de dichos derechos.

b) Derecho a la protección en el transcurso de la investigación

La Diputación proporcionará a la persona afectada la completa garantía de sus derechos, no siendo aplicables medidas sancionadoras, o legales en su caso, hasta que se compruebe la veracidad de los hechos informados, se recaben las evidencias respectivas, y se concluya, tras la tramitación del correspondiente procedimiento, la concurrencia de un hecho delictivo o contrario a los principios y valores del Colegio.

c) Derecho a ser oída y a recibir información

La persona afectada debe ser informada del proceso de investigación que se está llevando a cabo para que, ante la atribución de las conductas que se comunican, pueda ejercer su derecho de defensa y alegar todo aquello que le permita acreditar su inocencia.

La información proporcionada a la persona afectada debe realizarse en unos términos que protejan la confidencialidad de la persona informante no pudiendo revelarse la identidad de la informante sin su consentimiento expreso a ninguna persona que no sea personal competente para recibir y gestionar las informaciones con las excepciones que establece el derecho de la UE o español en el contexto de investigaciones llevadas a cabo por las autoridades o en el transcurso de procesos judiciales.
No obstante, en aquellos casos que la información del proceso de investigación suponga un riesgo importante en la capacidad para investigar de manera eficaz, la comunicación a la persona afectada puede retrasarse mientras exista dicho riesgo. El objetivo es evitar la destrucción o alteración de evidencias por la persona afectada.

d) Derecho a una investigación transparente

La persona afectada por la información tendrá derecho a una investigación basada en el análisis objetivo de las evidencias recabadas, garantizando una investigación eficaz y transparente.

A la persona afectada se le garantizará durante toda la investigación el derecho a la confidencialidad de sus datos personales, con el fin de evitar cualquier difusión de información que pueda afectar a su honorabilidad.

6.- ACTUACIÓN ANTE INFORMACIONES NO RELEVANTES, NO VERACES O DE MALA FE

El canal de información del Colegio debe emplearse de manera responsable y adecuada. La comunicación de hechos falsos, con una actitud maliciosa y moralmente deshonesta, supone una infracción de la buena fe, así como del código ético que debe presidir las relaciones de trabajo dentro en el ámbito de la corporación colegial, pudiendo derivar en medidas disciplinarias de conformidad con el marco laboral vigente.

6.1. Uso de la información

La información que facilite la persona informante no podrá ser utilizada para fines distintos a la investigación. Si los datos fueran transmitidos a una tercera persona para que investigue la información, por ejemplo, un despacho de abogados o un auditor externo, tanto la persona informante como la persona informada deberán ser previamente informados. No será preciso ese consentimiento cuando la cesión de datos esté autorizada por la ley.

6.2. Inadmisión de comunicaciones

El correcto funcionamiento del sistema interno de información exige un uso responsable del mismo y para ello no se investigarán y, en consecuencia, se inadmitirán, las siguientes comunicaciones:

1.- Cuando los hechos relatados carezcan de toda verosimilitud. Así como cuando carezcan de contenido esencial, resulten ininteligibles o estén formuladas de forma vaga o excesivamente genérica, y no hayan sido subsanadas.

2.- En el caso de que los hechos descritos no se refieran a las acciones u omisiones que se encuentren dentro del ámbito de aplicación de la Ley 2/2023 y/o no guarden relación con la actividad y funcionamiento del Colegio Oficial de Enfermería de Cáceres, sin perjuicio de que puedan realizarse otras investigaciones.

3.- En aquellos casos que tengan un carácter abusivo o injustificado, al apreciar que la finalidad perseguida con su presentación no es que se realice una investigación.

4.- Cuando la comunicación carezca manifiestamente de fundamento o existan, a juicio de la persona responsable del sistema interno de información, indicios racionales de haberse obtenido mediante la comisión de un delito. En este último caso, además de la inadmisión, se remitirá al Ministerio Fiscal relación circunstanciada de los hechos que se estimen constitutivos de delito.

5.- Cuando la comunicación no contenga información nueva y significativa sobre infracciones en comparación con una comunicación anterior respecto de la cual han concluido los correspondientes procedimientos o cuando hubieran sido previamente inadmitidas, salvo que se den nuevas circunstancias de hecho o de derecho que justifiquen un seguimiento distinto. En estos casos, la persona responsable notificará la resolución de manera motivada.

6.- En aquellos casos en que se refieren a supuestas irregularidades que tengan su propio y natural procedimiento específico. No obstante, si se dedujeran indicios de un anormal funcionamiento de los servicios colegiales, se podrán iniciar las actuaciones oportunas de oficio. Cuando los hechos pudieran ser indiciariamente constitutivos de delito se remitirá la información al Ministerio Fiscal con carácter inmediato.

6.3. Comunicación de informaciones falsas o de mala fe

Si tras el oportuno análisis, se pudiera concluir que los hechos informados son manifiestamente falsos y que la información ha sido presentada con actitud maliciosa y mala fe:

a) se archivará la información, documentando los motivos que han llevado a archivar el expediente, finalizando la labor de investigación;

b) se trasladará dicha circunstancia al órgano competente para que se propongan medidas disciplinarias de conformidad con el marco laboral vigente que decidirá, en su caso, sobre la acción disciplinaria a incoar a la persona informante de mala fe.

7.- SEGUIMIENTO, REVISIÓN Y EVALUACIÓN DEL FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA INTERNO DE INFORMACIÓN

El funcionamiento del sistema interno de información será objeto de seguimiento y monitorización por el responsable del mismo, que definirá indicadores (de actividad y efectividad) de los compromisos del sistema con la finalidad de medir su desempeño y evaluar su funcionamiento.

Anualmente, el responsable del sistema interno de información, elaborará un informe sobre las informaciones recibidas, las investigaciones realizadas y el resultado de estas, que será presentado al órgano competente del Colegio a quien le corresponde la función de liderazgo y supervisión superior de la implementación, integridad y mejora del sistema interno de información.

Del mismo modo, se informará al personal empleado de la Corporación Colegial de su deber de remitir al órgano responsable del sistema las comunicaciones e informaciones incluidas en el ámbito de aplicación del presente sistema interno de información que reciban, por haber sido presentadas fuera de los canales internos establecidos. Así mismo se advertirá que el incumplimiento de este deber está tipificado como infracción muy grave.

8.- FORMACIÓN Y CONCIENCIACIÓN

El Colegio Oficial de Enfermería de Cáceres desplegará una completa actividad de formación y concienciación a su personal con la finalidad de generar el conocimiento necesario sobre la presente política y todos aquellos aspectos necesarios para el mejor funcionamiento del sistema interno de información y el cumplimiento de sus objetivos.

En la formación se facilitará la información sobre el funcionamiento del canal interno de información y medidas de protección, así como de aquellos incumplimientos que deben ser objeto de comunicación para garantizar los estándares de integridad que forman parte del compromiso ético del Colegio.

Asimismo se impartirá la formación necesaria para que, en caso de que una comunicación fuese remitida por un canal diferente al establecido o a personal no responsable de su tratamiento, la persona receptora de la comunicación la remita inmediatamente al responsable del sistema interno de información. Igualmente, se impartirá formación acerca de los deberes de confidencialidad y seguridad, así como del tratamiento de datos personales en el marco del sistema interno de información (art. 32.5 LPI), recordando que el quebrantamiento de la garantía de confidencialidad constituye una infracción muy grave, conforme a lo establecido en el art. 9.2.g) de dicha norma.

9.- PUBLICIDAD Y TRANSPARENCIA

El Colegio Oficial de Enfermería de Cáceres publicará y difundirá el sistema interno de información, con el objetivo de dar a conocer y facilitar el acceso al sistema. Esta Política será debidamente publicada en la sede del colegio, y se dará la debida publicación en la intranet corporativa.

Igualmente formará parte de la información relativa al sistema interno de información que figurará en la página web del Colegio con el acceso al canal de información, en particular, en su página de inicio, en apartado separado y fácilmente identificable, así como en el portal de transparencia, facilitando su máxima publicidad y conocimiento interno y externo.